¿Qué es el Scrum Marketing?

 

Hola, este post sobre scrum marketing pertenece a una serie que incluye los títulos: Roles del equipo scrum y Cómo implementar scrum en una agencia de marketing digital, que iré publicando en las sucesivas semanas.

Escribo sobre esta temática ya que llevamos un tiempo practicando cuando los proyectos lo permiten, porque no siempre en posible hacerlo, y los resultados obtenidos son muy interesantes y sorprendentes.

Del scrum dicen que es el revolucionario método para trabajar el doble en la mitad de tiempo, no nos engañemos, como posible es, pero hay un camino hasta llegar a esas cotas de éxito en su aplicación.

Es una forma de gestionar un equipo el cual se sincroniza y esfuerza sobre un objetivo, dicen sus creadores, Jeff y JJ Sutherland o más bien como se definen, los divulgadores del método, que al igual que un equipo de rugby mueve la pelota por el campo, scrum aúna al equipo para llevar siempre hacia delante el proyecto.

Este método ha sido ampliamente probado por Google, Amazon, Toyota, Organizaciones gubernamentales americanas entre otras corporaciones y ratifican sus virtudes y buenos resultados.

Es sencillo y rápido de implantar y entonces, ¿por qué no aprovecharnos también nosotros?

 

Un poco de Scrum

Quizás en alguna ocasión hayas sentido que tienes las suficientes fuerzas y con bastante ánimo para poner en marcha un gran proyecto.

No me refiero a algo sencillo, sino más bien a una empresa o un emprendimiento realmente grande que perdure en el tiempo.

No es decabellado ni existe nada de malo en ello a pesar de las dificultades que vas a encontrarte o que pienses que no estás suficientemente preparado, pero si debemos tener en cuenta que no es algo que se vaya a desarrollar de la noche a la mañana y que, para lograrlo debemos obtener los mejores resultados en cada fase.

Tenemos que poner en marcha ciertos mecanismos y formas de hacer que permitan la optimización de nuestros recursos y capacidades.

Hay una metodología de gestión que ha ayudado a las grandes compañias tecnológicas actuales a conseguirlo.

Es la metodología Scrum y como todo lo grande, nace para un fin y luego evoluciona transformandose para implantarse con otros puntos de vista y en otros sectores para el que fue ideado.

Scrum nació para ordenar y gestionar proyectos de software y se puede utilizar para todo tipo de proyectos.

Esta herramienta permite asegurar que todo el equipo que esté implicado en el proyecto, conozca realmente bien sus tareas, los plazos de tiempo de entrega y mucho más.

Scrum ayuda a conseguir esto y agiliza todo tipo de procesos para hacer entregas de valor a clientes en intervalos realmente cortos de tiempo.

Permitiendo, o más bien asegurando la satisfacción de todo aquel que quiera hacer negocios con nosotros, la compañía o proyectos en los que estemos trabajando.

Pero lo más interesante desde mi punto de vista, es la capacidad de hacer evolucionar a los integrantes del proyecto, de sprintar, recortar tiempos y presupuestos de manera creciente a lo largo del proyecto.

 

¿Cómo hacer Scrum Marketing?

De forma sencilla diría que, es un proceso o marco de trabajo que utilizan los equipos ágiles que pueden acometer proyectos bastante grandes y/o complejos.

Es realmente una metodología de trabajo sumamente versátil que tiene como uno de sus principales fines entregar valor a los clientes cuanto antes, sin tener que esperar a la finalización total del proyecto.

Se basa en tres pilares fundamentales: La transparencia de su funcionamiento, la inspección dentro de la compañía y la adaptación de los integrantes del equipo.

Por supuesto, el Scrum Marketing proviene del ámbito del software y del mundo tecnológico que está dominando el panorama actual, sin embargo, el mismo puede ser utilizado para gestionar de forma realmente eficiente los proyectos en muchos otros sectores.

¿Por qué? Pues porque no está basado en una metodología completamente rígida en la que se vayan a marcar fases, procedimientos y entregables precisos.

Esto permite que los emprendedores, pequeñas o grandes compañías puedan aplicar los principios a cualquier actividad y también llevarlos al Marketing, naciendo así hace pocos años el Scrum Marketing.

 

Separar la paja del grano

Lo primero que se debe hacer con esta metodología o forma de trabajo es hacer una lista de requerimientos de alto nivel, que se deben ordenar en cuanto a la prioridad y en base a los máximos beneficios o valor que se le pueda otorgar al cliente cuanto antes.

Estos entregables serán los primeros a trabajar y conseguir, y como algunos sabreis esta lista es conocida como Backlog o Product Backlog.

Es a través de esta lista que se comienzan a planificar los bloques en los que se podrán realizar los proyectos para obtener mejores resultados. Estos bloques o capsulas de tiempo son comúnmente conocidos o llamados como Sprints.

 

Sprints o cómo acelerar progresivamente el equipo

Una vez entendemos esto, creamos los Sprints que tienen que contener una lista de las tareas (llamadas Sprint Backlog) que se llevarán a cabo por el equipo después de haberlas definido de forma clara en una reunión de planificación llamada el Sprint Planning.

Es importante saber también que, la duración de cada uno de los Sprint debería comprender un período no muy largo que sería entre dos semanas y un mes, lo que debería ser definido también por el mismo equipo que esté pensando en llevarlo a cabo.

Después de todo esto también tenemos el Daily Scrum. Esto es esencial para que el Scrum Marketing funcione correctamente. Es simplemente una reunión diaria cuya duración no es mayor de 15 minutos.

En la misma los integrantes de todo el equipo compartirán el avance de lo que han estado haciendo respondiendo preguntas claves que orientarán a que todos estén más enfocados.

Estas preguntas son del tipo: ¿Qué has hecho? ¿Qué obstáculos tienes que atravesar? ¿Cómo se podrían solucionar? ¿Qué harás hoy para ayudar a que el grupo acelere?, etc.

Finalmente, después de todo esto, está la retrospectiva del Sprint. Es una pequeña reunión en la que los propios integrantes del equipo discuten acerca del Sprint que acaba de terminar.

Esto permitirá identificar los problemas que se afrontaron, lo que estuvo muy bien del proceso y lo que se podría mejorar para el siguiente Sprint que esté a punto de comenzar.

 

¿Cuáles son los beneficios y las ventajas del Scrum Marketing?

Para nadie es un secreto la cantidad de situaciones, sencillas o complejas que se pueden presentar dentro de una agencia de marketing.

Sea que la misma acabe de abrir o si lleva mucho tiempo en el mercado…

Son demasiados los problemas a los que se tienen que enfrentar para coordinar los trabajos requeridos por clientes y es por ello que se deben buscar metodologías que ayuden de forma segura a conseguir los mejores resultados en el menor tiempo posible y con menos costes.

 

El método Scrum Marketing permite resolver problemas de todo tipo.

Un ejemplo claro es cuando se llegan a disparar los costes de realización de productos o servicios que estamos comercializando de forma rutinaria y que forman parte de nuestra especialidad.

Al principio los costes de producción son bajos y a medida que sobrecargamos a la agencia de ese tipo de trabajo disminuye la rentabilidad. Nosotros mismos ahogamos los procesos.

Resolver esto puede ser algo complicado, pero con Scrum Marketing podemos sentar las bases para solventar el inconveniente en muy poco tiempo y de la mejor manera.

Por supuesto, también ofrece la versatilidad de solucionar problemas concernientes a los clientes.

Cuando estos no reciben el producto o el servicio que mejor se adapta a sus necesidades, se pueden encontrar formas para salir adelante, replantear y conseguir la aprobación a pesar de los pequeños reveses que existen durante el proceso.

Obviamente, también podremos encontrar soluciones cuando los períodos de entrega de los productos o servicios sean realmente prolongados.

Las reuniones dinámicas de grupo, la implementación de técnicas y asignaciones de tareas específicas ayudan a atacar este tipo de amenazas antes de que sean significativas o en michos casos insalvable.

También es muy común para cualquier agencia de marketing digital encontrase en ese momento en el cual se tienen que evolucionar o mejorar los productos o servicios que ofrezcamos.

A primera vista podríamos encontrarnos atrapados, pero con la implementación de Scrum Marketing tendremos mejores oportunidades para atacar estos problemas desde la raíz y en el menor tiempo posible, permitiendo que obtengamos mejores resultados en muy poco tiempo.

Y como bien sabemos, cuanta mejor calidad ostenten nuestros productos y servicios, mayor aceptación tendremos por parte de los clientes y también obtendremos aumento de los mismos porque estaremos ganándonos su confianza con respecto a lo que estemos ofreciendo.

 

El encaje de mega especialistas para proyectos concretos con scrum en agencias de marketing

Son usuales las situaciones en las que tenemos que focalizar mucho en trabajos de ultra especialización dentro del abanico de las soluciones, tácticas y técnicas del marketing digital para desarrollar los productos o servicios comprometidos.

Al perseguir una buena implementación de Scrum Marketing en nuestra agencia digital tenemos la oportunidad de trabajar de forma virtual con especialistas que nos ayuden a encontrar el máximo aporte de la calidad en nuestros servicios.

Se incorporan y adaptan al equipo, a los tiempos y los procesos con una facilidad y rapidez pasmosa. Eso sí, siempre que el profesional tenga un mínimo de experiencia en el sistema.

Llegando a considerar a nuestra agencia de marketing digital como favorita no por lo económico, sino por lo fácil, rentable y realmente factible que es aliarse con nuestra empresa.

Otra cosa que suele suceder cuando se tiene una compañía en crecimiento es que se pierde, en mayor o menor medida, el espíritu de trabajo dentro del grupo. Sea por el cansancio, el estrés, la falta de resultados o algo similar.

Cuando empecemos a aplicar Scrum descubriremos miles de oportunidades y formas en las que se podrían llegar a solucionar estas situaciones sin ningún tipo de problemas.

Una vez que este punto se solucione descubriremos a un equipo realmente motivado y capaz de hacer frente a cualquier circunstancia que estemos a punto de afrontar con nuestra agencia.

El mayor beneficio que no debemos pasar por alto es la capacidad que da el Scrum marketing de resolver toda clase de problemas de una forma realmente sistemática y ordenada.

Suena fácil, pero no todas las personas y menos todos los métodos que existen tienen formas idóneas para ordenar ideas o pasos de implementación y atacar ciertas problemáticas que se presenten en el día a día.

O incluso, para poder utilizar todo lo que nos rodea a nuestro favor y sacar el máximo provecho de esas circunstancias.

 

Benefício directo aplicado a la gestión del marketing digital

El Scrum aplicado a la gestión de marketing permite que la propia empresa se pueda adaptar al ritmo del mercado y conseguir mejor reacción y tracción frente a la competencia.

No es ningún secreto que, en el mundo de los negocios, la era digital y todo lo demás, existen muchas otras empresas que están ofreciendo productos o servicios similares a los nuestros.

Pero lo realmente interesante es hacerles frente y que todos los clientes puedan preferir nuestra cartera de productos, antes que la de otras empresas o compañías. Solamente Scrum puede brindar las diferentes opciones para solventar estas situaciones.

Otras ventajas que derivan de utilizar Scrum Marketing de forma adecuada podrían ser la motivación al trabajo en equipo.

La flexibilidad a los cambios que puedan surgir en cuanto a horarios, hitos y mucho más.

Es importante señalar que Scrum mejora la comunicación entre los integrantes del equipo, permitiendo que estén más unidos y que los mismos tengan aún mayores ganas de compartir sus ideas para sprintar y que podrían resultar en grandes beneficios para la compañía.

La implementación de esta metodología reducirá significativamente los riesgos que se puedan llegar a tener.

Los tiempos de entrega serán mucho más predecibles y cuantificables para ofrecer lo mejor a nuestros clientes.

Optimizaremos en gran medida todos los procesos de calidad y se disminuirán las confusiones en cuanto a definiciones de productos o servicios que tengamos entre manos.

 

Formando un equipo Scrum Marketing

Como podemos ver existen grandes ventajas que existen en el momento de implementar la metodología Scrum en nuestra agencia o proyecto.

Pero obviamente esto no lo podemos hacer solos, sino que tal como en un equipo de rugby, fútbol u otro deporte de equipo deberemos tener un gran grupo con el que nos podamos entender y que pueda, junto a nosotros, llevar a cabo esta metodología lo mejor posible.

Cada integrante y su implicación será necesario para poner a funcionar toda la empresa en su nivel más óptimo.

El equipo de Scrum Marketing está conformado básicamente por el Product Owner, el propio equipo de desarrollo y el Scrum Master, son equipos que se organizan por sí mismos, que cumplen diferentes funciones, que son capaces de escoger las mejores formas para realizar su trabajo y ninguno es dirigido por alguna persona que sea externa al equipo de trabajo.

Cuando hablamos de Marketing y Scrum, podemos ver que las bases son muy similares, aunque existan diferencias muy claras en los tipos de roles y en los procesos propios del marketing.

 

Scrum Master, su rol y su función

Esta figura es el facilitador y el puente principal entre el Product Owner y los demás integrantes del equipo.

El mismo no controla al equipo ya que está destinado a trabajar para eliminar todo tipo de obstáculos que impida alcanzar los objetivos de los sprints.

Además trabaja para poder brindar consejos útiles al Product Owner para maximizar el ROI del equipo.

El Scrum Master es sumamente valioso para todos y debe asegurar la alta calidad del Scrum Marketing, de los procesos ágiles y de la aplicación correcta de todos los eventos, el uso de las herramientas y demás, que permitirán al equipo seguir adelante sin muchos problemas.

 

El Product Owner

En pocas palabras podríamos decir que es el dueño del producto, es el significado literal en español.

Esta es la persona que debe tener la visión, la autoridad y la habilidad necesaria para que el equipo trabaje desde su propia perspectiva, enamorando al equipo de su trabajo, su producto y que pueda incentivar a los demás a dar el máximo por el proyecto primero y la compañía después.

Este rol es el único con el poder para poder cambiar el backlog. A su vez, también tiene la responsabilidad de que cada ítem u objeto en su interior esté priorizado adecuadamente, que el contenido del mismo sea claro, y por supuesto, de fácil comprensión para todos los integrantes.

Un Backlog de marketing en general suele tener diferentes tipos de ítems, que se corresponden a los diversos objetivos, por lo que es común que siempre se necesite información sobre ellos.

El mismo Product Owner debe tener la capacidad para establecer un equilibrio entre el valor del producto y el trabajo del equipo de marketing que esté bajo su cargo.

 

¿Cuándo es bueno implementar la metodología Scrum?

Hay que responder a esto con la mayor sinceridad posible y es que ciertamente no es necesario y en muchísimas ocasiones, no es conveniente utilizar la metodología Scrum para todo tipo de encargos.

Es por esto por lo que tenemos que saber cuáles son los requerimientos que debe tener cualquier proyecto en el que estemos pensando para poder utilizar el método con la mayor eficacia posible:

 

Equipos pequeños

Verdaderamente cuando los proyectos son de equipos de trabajo que no superan a las 8 personas es sumamente recomendable utilizar la metodología del Scrum Marketing.

Aunque existen casos puntuales donde empresas han utilizado este método con un éxito increíble con equipos mucho más grandes, no es altamente recomendable.

Diría que entre 10 y 12 es ideal, máximo 15 integrantes.

 

Poca necesidad de documentación

Cuando el cliente nos exija que todo el proyecto debe estar muy bien documentado desde el principio (la fase de consulta y de toda la toma de decisiones para requerimientos complejos) hasta el fin, entonces sabemos que Scrum no nos funcionará bien.

Sin embargo, cuando las expectativas son entregas rápidas y tener mucho control sobre el proyecto, Scrum será una herramienta agile muy útil porque está enfocada específicamente para aportar el máximo del valor del proyecto al principio y rápidamente.

 

Proyectos con riesgo de cambios en el proceso

Como la metodología Scrum se ejecuta en fases de 2 semanas a un mes, permite bastante flexibilidad a la hora de acometer cambios a mitad del proyecto ya que tras cada fase se replantearán las tareas y los objetivos específicos.

 

Confianza en la metodología scrum

Cabe destacar que la persona que decida asumir la implementación del Scrum Marketing en una agencia es el encargado de velar por su estricto cumplimiento.

Así que antes de trabajar en un proyecto con Scrum debemos aprender bien los principios y formas de operar y sentirte completamente cómodo con ellos para poder traspasar esa confianza al resto de los actores del proyecto y la empresa.

 

Y dentro la agencia qué proyectos típicos podemos ejecutar con scrum marketing.

Estos que relaciono a continuación son las posiciones digitales más usuales, pero gracias a la versatilidad y adaptación del metodo podemos incorporar cualquier otra posición:

Lead Designer

Este es el principal individuo o persona que trabaja en la conceptualización general y el diseño de un proyecto en específico. Es la persona encargada de responsabilizarse totalmente de la conceptualización de un producto de la compañía.

Su tarea principal como Lead Designer es trabajar de la mano con el departamento de producción, darle forma al proyecto y ayudar en la creación del calendario, designación de los recursos que se tienen y de los tiempos.

En algunos momentos, el lead designer puede tomar el rol de Project manager y asumir sus responsabilidades para guiar la producción de todo el equipo durante el diseño y el desarrollo de todos los procesos, como pueden ser piezas gráficas, programaciones y más, igualmente podrá verificar que el diseño sea y cumpla con todo aquello que el cliente haya solicitado.

 

Content Creator

El creador de contenido, en español, es la persona encargada de estar activo para crear y publicar contenido original para una audiencia determinada en una o en más plataformas.

No es ningún secreto que cada organización, producto, empresa o compañía debe estar activa y presente haciendo publicaciones de contenido en la gran variedad de plataformas existentes.

Esto permite crear una audiencia, interactuar con los mismos seguidores y permite llegar a la variedad de segmentos del mercado para poder construir una marca única e individual que no tenga competencia igualitaria alguna.

Un escritor también se puede convertir en un content creator cuando comienza a escribir para una variedad de canales. Sean ya escritores de libros, de guiones o simplemente por la escritura diaria en un blog.

 

Pero aún hay más puestos que pueden integrarse y encontrarse dentro de un proyecto optimizado con Scrum Marketing.

 

Analista de Datos

Como nos podemos imaginar esta es una persona encargada de medir, buscar o recuperar, datos analíticos a través de los Kpi, esta es solo la primera parte, es el momento perfil analítico.

Luego entra en juego el momento perfil analísta, que comunicando y entregando las conclusiones a partir de los datos que se hayan seleccionado, el resto de integrantes reacciona.

De forma clara se podría decir que es o son los responsables de obtener, analizar y reportar todos aquellos datos que se reciben desde las métricas del negocio hacia el comportamiento del usuario y por supuesto, el rendimiento de un producto con el que estemos trabajando.

Un analista de datos puede:

Plantear consultas para recuperar datos de una base de datos determinada y poder compartirlas con los inversores, clientes, compañeros, etc, en un momento preciso.

Monitorizar los comportamientos de usuarios para encontrar ideas o algún tipo de tendencia que se pueda utilizar a nuestro favor para mejorar el rendimiento del producto o de la organización.

Interpretar correctamente los resultados de un test A/B y hacer recomendaciones que se pueda basar en los resultados obtenidos.

 

Estratega digital

Podríamos definir a esta persona como el que trabaja dentro de la organización para a través de un análisis previo, poder identificar todas aquellas carencias y necesidades que no hayan sido satisfechas, establecer objetivos, oportunidades y retos de todos los departamentos y aspectos de un negocio o proyecto específico para nacer, mantenerse o crecer.

Posteriormente a esto, pueden crear, supervisar y/o implementar la ejecución de los planes dentro de los departamentos específicos para alcanzar todos los objetivos de la estrategia que pueden ir desde la creación de todo el contenido hasta la venta directa a los clientes.

 

Front End Developer

Este es el programador que crea el elemento visual de un software, aplicación o un sitio web para el cliente o proyecto interno.

Esta persona es la encargada de crear componentes y características que son directamente visibles y accesibles para el cliente final o para el usuario.

Usualmente, el trabajo del Front End Developer es convertir el diseño de una página web en archivos HTML, JavaScript (JS) o códigos CSS.

Esto por lo general incluye el diseño básico o plantilla del sitio web, imágenes, botones, contenido, enlaces internos, navegación, blogs y mucho más.

 

Conclusión

El método scrum en agencias es básicamente una forma de hacer gestión agile de equipos y proyectos.

Con grupos de trabajo menores que una docena de integrantes, maximiza la productividad en modo esprintando según vamos completando fases del encargo.

Al integrar al cliente como espectador, nos permite ir entregando partes del proyecto testando si es necesario dichos entregables.

El aporte del máximo valor se produce en la parte inicial de los trabajos, es decir, siempre se ejecutará lo más importante en cuanto a valor percibido para el cliente lo antes posible.

Si tienes un equipo dinámico en tu agencia este es un método ampliamente recomendado para disparar el rendimiento y el aporte de valor a stockholders.

Tener claro que al inicio de la implementación que no se obtienen buenos resultados, pero la ventaja es que como el mismo sistema permite evolucionar en tiempos cortos, las mejoras se pueden ver rápidamente.

Todo el proceso de trabajo del proyecto bajo el sistema scrum debe ser transparente, accesible para todos los integrantes e incluso para el cliente y debemos estar dispuestos a readaptar objetivos y procesos rápida y agile.

Gran parte del éxito del scrum aplicado radica en sus reuniones diarias, que lejos de ser extensas se realizan en 15 minutos, de pie si es posible y centradas en identificar y eliminar los obstáculos que impidan al equipo ser cada vez más rápidos y eficientes.

Bien aplicado nos facilita la solución de problemas, optimización de los recursos y reducción de costes.

Ideal para trabajos agile con integrantes del equipo físicamente en otras ubicaciones y óptimo cuando nos enfrentamos a encargos con alta probabilidad de cambios.

Finalmente haría una puntualización/recomendación, la figura del Scrum Master deberá ser ocupada por alguien que conozca de primera mano todos los procesos del proyecto desde un punto de vista técnico, esto facilitará el diseño de los sprints y las modificaciones, no hay nada como enternder el trabajo de un compañero cuando tienes que influir sobre él.

¿Y tú? ¿Conocías el método o lo has puesto en práctica alguna vez?

Cuéntame cómo te fue y si has hecho alguna modificación adaptativa concreta, me encantará poder probar tu forma de gestión ágil.

 

Más info en @jeffsutherland / @jjsutherland y https://www.scruminc.com/

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